O que acontece aos dados de uma fatura depois da digitalização?

1. Obter dados e identificar o que falta

No 1000faturas, a leitura do QR antecede o recurso ao OCR quando o código está legível. O primeiro resultado útil é distinguir os campos obtidos dos campos que ainda precisam de leitura ou confirmação.

Como organização de trabalho, sugerimos conservar o documento original e a origem dos valores. Uma correção deve poder ser conferida com a fonte que a motivou.

2. Validar antes de usar

A validação que recomendamos combina verificações de formato, coerência entre valores e referências internas. Pergunte se o fornecedor foi identificado, se a moeda está correta e se o documento corresponde à entidade da empresa que o vai registar.

Se falta uma informação importante, mantenha essa dúvida visível. É preferível resolver um campo pendente do que permitir que uma classificação aparentemente completa seja usada sem confirmação.

Existe ainda um controlo de completude: o 1000faturas compara os documentos do arquivo com um ficheiro ou listagem importado do e-Fatura para a mesma empresa e período. O ATCUD lido do QR ajuda a identificar correspondências e faturas que precisam de ser obtidas. Veja como esse cruzamento permite procurar documentos em falta antes do pedido do contabilista.

3. Organizar o custo por atividade

Uma fatura de materiais pode pertencer à obra A ou ser distribuída por várias atividades. O módulo de Centros de Custo do 1000faturas permite organizar despesas por obra, viatura, imóvel, projeto ou evento, conforme a configuração do processo.

Por exemplo, uma regra baseada numa referência de obra pode propor uma associação. Se a referência não existe ou não está completa, a equipa deve confirmar o destino. Para analisar uma margem, é também necessário dispor das receitas e dos critérios de imputação da atividade.

4. Relacionar documentos e pagamentos

A reconciliação bancária liga os documentos à informação dos pagamentos. Para um teste representativo, sugerimos incluir pagamentos parciais, um pagamento para várias faturas e documentos em moeda diferente. Não avalie apenas o caso de uma fatura com um movimento de igual valor.

Uma despesa registada e uma despesa paga são estados diferentes. Tornar essa diferença consultável ajuda a responder a perguntas que uma pasta de PDFs não resolve sozinha.

5. Exportar para o sistema que recebe os dados

O site do 1000faturas apresenta exportação por CSV, Excel e API, e importação de SAF-T para cruzamento. Antes de integrar um destino concreto, defina o mapeamento de campos e confirme que o resultado é aceite pelo sistema da empresa.

Sugerimos testar a exportação com documentos aprovados e registar o que acontece quando há exceções. A equipa precisa de saber quais os registos enviados e quais os que continuam por resolver.

O resultado a medir no piloto

Use um exemplo completo: receber a fatura, confirmar os dados, atribuir o centro de custo, reconciliar o pagamento e entregar os dados ao destino. Meça correções e tempo de trabalho ao longo desse percurso.

O seu ERP regista. O 1000faturas lê, cruza e explica os custos. A digitalização é o início dessa cadeia; o resultado é conseguir consultar e usar a informação financeira por atividade.