Ficheiro repetido e documento repetido
Como desenho de controlo, convém separar duas perguntas: “já recebi este ficheiro?” e “já registei esta fatura?”. Um PDF e uma fotografia têm representações diferentes, mas podem mostrar o mesmo fornecedor e número de documento.
O 1000faturas apresenta deteção de duplicados entre as suas funcionalidades. A abordagem abaixo explica critérios de avaliação para um processo deste tipo; não descreve o algoritmo interno do produto.
Uma comparação por camadas
- Identifique a empresa a que pertence o registo. Não misture documentos de entidades diferentes.
- Compare o fornecedor, o tipo e a identificação do documento.
- Use data, moeda e total como elementos adicionais de conferência.
- Quando disponível, aproveite os identificadores lidos do QR.
- Encaminhe correspondências incompletas ou contraditórias para revisão.
Na normalização que sugerimos, preserve o valor original. Retirar espaços acidentais pode ajudar uma comparação, mas apagar séries, prefixos ou outros elementos da identificação pode juntar documentos que são distintos.
Exemplos que merecem tratamento diferente
| Situação | Decisão a verificar |
|---|---|
| PDF e fotografia da mesma fatura | Relacionar as cópias com um único registo após confirmação |
| Mesmo fornecedor e total, números diferentes | Não concluir duplicação apenas pelo valor |
| Mesmo número, fornecedores diferentes | Conservar a distinção entre emitentes |
| Fatura e nota de crédito associada | Relacionar documentos sem os tratar como cópias |
O risco de uma decisão automática demasiado ampla
Considere duas compras de combustível no mesmo dia, com o mesmo total. Um alerta por semelhança pode ser útil. Eliminar uma delas sem conferir a identidade do documento pode remover uma despesa real.
Outro caso de teste é um número mal lido: uma fotografia pode trocar um algarismo que está correto no PDF. Registe se o sistema encontra a possível correspondência e se permite confirmar o caso sem criar um novo lançamento.
O que guardar depois da confirmação?
Recomendamos manter as cópias recebidas ligadas ao registo, com a decisão de revisão identificada. Assim, a equipa percebe por que motivo uma segunda entrada foi sinalizada e evita repetir o trabalho.
Num piloto, avalie dois tipos de erro: duplicados que passaram despercebidos e documentos distintos sinalizados como repetidos. Meça também o tempo de resolução. Um número elevado de alertas não prova, por si só, que o controlo está a funcionar bem.
Teste com os seus documentos
Um piloto permite avaliar os campos obtidos, as exceções e a organização dos custos no seu processo.
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