QR Code ou OCR: como deve ser lida uma fatura?

Uma sequência de leitura com critérios claros

O 1000faturas já começa pelo QR Code quando consegue lê-lo. Para explicar a abordagem, podemos dividir o trabalho em quatro funções: obter dados estruturados, completar a leitura, interpretar o contexto e verificar a consistência.

O QR fiscal tem campos definidos nas especificações da AT. Quando está legível, permite obter esses valores a partir da mensagem codificada. Não é necessário estimar visualmente cada um deles.

Completar sem ignorar o que já existe

Se o PDF tem texto utilizável, esse texto também é uma fonte a aproveitar. Se a página é uma imagem, o OCR permite reconhecer caracteres. A Adobe descreve a aplicação de OCR a PDFs digitalizados para tornar o texto pesquisável.

Como desenho de processo, sugerimos procurar no documento os campos ainda em falta. Uma descrição de artigo, uma referência de encomenda e um número de obra têm funções diferentes do total fiscal e merecem controlos próprios.

O papel da IA e das regras

A interpretação pode ajudar a associar uma descrição a uma categoria ou a organizar campos num documento com uma apresentação diferente. Para aceitar o resultado, defina regras que possam ser verificadas: tipos de dados, relações entre valores, referências existentes e campos obrigatórios para o seu processo.

Por exemplo, uma proposta de centro de custo que aponta para uma obra encerrada deve ser revista. Um número bem reconhecido também pode estar no campo errado: o número da encomenda pode ter sido confundido com o da fatura.

E se o QR e o documento discordarem?

Sugerimos conservar as duas leituras e sinalizar a divergência. Escolher silenciosamente uma delas torna difícil perceber o que aconteceu. A revisão deve mostrar a origem do valor e a zona do documento que o suporta.

Considere uma fatura com QR legível, linhas pouco nítidas e uma referência de projeto em falta. O total pode estar disponível; a distribuição do custo continua pendente. O estado do documento deve refletir essa diferença.

Como avaliar a leitura num piloto

Use documentos variados: PDFs digitais, digitalizações, faturas com QR e documentos sem QR. Registe os campos corretos, os campos corrigidos e o tempo de revisão. Avalie separadamente a leitura do cabeçalho, as linhas e a classificação. Uma média única pode esconder o problema que consome mais tempo na sua equipa.